所属するメンバーの管理、プランと支払いの管理、データ使用量の確認、アイコン設定などのカスタマイズなどワークスペースごとに設定できます。
アクセスできるユーザを設定できます。ドキュメント作成画面、公開されたドキュメント、回答結果などドキュメントごとに細かく柔軟に設定できます。
ワークスペースに登録されているユーザをグルーピングしチームとして管理できます。登録したチームは、権限設定やワークフロー設定時に利用することができます。
テキスト、選択肢、チェックボックスなど紙帳票のデジタル化に必要なブロックタイプを豊富に用意。メニューから選択していくだけで様々な入力フォーマットのドキュメントを作成できます。
写真、動画、PDF、Excel、Wordなど様々な種類のファイルを現場からアップロードすることができます。複数ファイルを同時に登録することも可能です。
ブロックごとに「必須項目」や「複数選択」などの入力制限を設定できるほか、「日付」や「時刻」のみ入力、添付ファイルを画像のみに制限するなど、柔軟な設定ができます。
アクセス権限のあるメンバーであれば、ドキュメントを共同編集できます。ドキュメントにアクセスしているユーザがリアルタイムに表示され、操作している箇所も一目でわかります。
ドキュメントごとに、メンバーのみアクセスできる「プライベート」、URLを知っている人が誰でもアクセスし回答できる「パブリック」から公開範囲を指定して公開できます。
ドキュメントは再公開するたびに自動的に記録され、バージョン管理されます。バージョン名を変更したり、過去に公開したバージョンへ戻すことができます。
ワークフローを実行するスケジュールを設定することができます。曜日や時間など細かく設定することができ、「一回限り」「毎週」「毎月」「毎年」から繰り返し設定も可能です。
設定したスケジュールに合わせて、自動的にメンバーへ回答依頼を送ることができます。複数メンバーを指定したり、登録されたチームにまとめて依頼することも可能です。
回答を依頼する際、事前に手動で設定した値や、Webhookで送信されたデータを使用して回答内容を補完することができます。条件分岐の設定やワークフロー完了時の保存方法も指定できます。
公開したドキュメントに回答があった際に、指定したメンバーに承認申請することができます。「いずれか一人から」「全員から」「順番に全員から」などの承認形式を選択できます。
公開したドキュメントに回答があった際に、指定したメンバーにメールで回答通知します。複数のメンバーや登録されたチームにまとめて送信することができます。
外部のシステムやWebサービスと連携することができます。Webhookを受け取ったことをトリガーにワークフローを実行したり、送信されたデータを外部システムに送信することができます。
回答画面はスマートフォンやタブレットでの操作に最適化されているため、PCが利用できない環境でも利用できます。シンプルで誰でも直感的に操作することが可能です。
回答依頼された回答者にはマイタスクとして自動的にタスクが追加されます。回答者は実施しなければならないタスクを一元管理でき、簡単に進捗管理ができます。
１つのドキュメントを複数人で分担して回答することができます。ブロックごとに回答者を表示することができ、誰が回答したのか一目でを把握できます。
ドキュメント回答時の入力データはリアルタイムに自動保存されるため、保存忘れを防止できます。回答途中の場合は、下書きから簡単に回答を再開することができます。
回答結果のステータスを管理することができます。「回答済み」「下書き」のステータスを確認できるほか、承認申請がされている場合は、承認ステータスも管理することができます。
レポート画面から、回答結果の一覧をCSVファイルとしてダウンロードすることができます。データのバックアップや分析、他システムへのデータ移行などに活用できます。
承認申請があった際は、承認者にメールで通知されます。回答を確認して承認、不備があった場合はコメントを付け加えて差し戻しをすることができます。